Hotline 0939 629 809

Cách sử dụng Mail Merge để trộn thư và gửi email trong Word

18:48:2426/10/2018

Sử dụng mail merge để trộn thư và gửi Email giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và tránh được nhiều sai sót khi làm thủ công.

Cách sử dụng mail merge để trộn thư và gửi email cũng khá đơn giản ngay cả khi bạn là người không thường xuyên sử dụng máy tính.

Mail merge giúp bạn gửi thư tới hàng loạt địa chỉ, thường được sử dụng gửi thư cảm ơn tới hàng ngàn khách hàng, hay kết quả thi tuyển sinh tới hàng vạn thí sinh, ...

Để tiến hành mail merge, bạn cần chuẩn bị 2 file:

- Một file văn bản dạng Word (chứa mẫu nội dung thư cần gửi)

file mẫu nội dung thư dạng word

Nội dung thư mẫu có dạng word

- Một file nguồn thường có dạng Excel (chứa thông tin khách hàng: họ tên, địa chỉ . . .)

file chứa thông tin nguồn dạng Excel

Thông tin nguồn thường có dạng Excel

Để thực hành theo hướng dẫn các bạn có thể tải 2 file này ở liên kết sau:

- file mẫu nội dung thư dạng Word: https://goo.gl/3aBBps

- file mẫu thông tin nguồn dạng Excel: https://goo.gl/cqdyYQ

Sau khi có 2 file dữ liệu trên, chúng ta bắt đầu tiến hành trộn thư với Mail Merge theo các bước cụ thể dưới đây:

Bước 1: Mở file word với nội dung thư mẫu đã được soạn, ở bài viết này là file chứa nội dung thông báo kết quả tuyển sinh, chọn Mailings → Start Mail Merge → Step by step mail merge wizad... như hình sau

sử dụng mail merge để trộn thư

Bước 2: Chọn Use the current document và nhấn Next

trộn thư sử dụng mail merge trong word

Bước 3: Chọn đường dẫn chứa file dữ liệu nguồn dạng Excel

trộn thư với mail merge trong word 2010

Bước 4: chọn sheet dữ liệu và nhấn OK như hình sau

trộn thư với mail merge

Bước 5: Hộp thoại Mail Merge recipients xuất hiện, nhấn OK

trộn thư với mail merge trong word

Bước 6: Sau bước 5, bạn để chuột ở vị trí cần chèn như hình sau

mail merge trong word

Bước 7: Thực hiện lại bước 6 với các thông tin ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ, khối thi, điểm, . . . ta sẽ được hình sau

trộn thư sử dụng mail merge

Bước 8: Sau khi chèn các field như trên, bạn nhấn vào Next: Preview your let (step 5, step 6) và kết thúc quá trình mail merge ta được kết quả.

trộn thư sử dụng mail merge trong wordNhư vậy chúng ta đã cơ bản hoàn thành các bước để trộn thư và bạn có thể in ra bằng lệnh Finish & Merge → Print Documents...  để gửi email bạn chỉ cần chọn thao tác Finish & Merge → Send E-mail Messages...

trộn thư và gửi email trong word

sau khi nhấn OK mail merge sẽ kết nối tới Email của bạn qua Outlook để bạn tiến hành gửi Email.

có thể bạn muốn xem:

các bạn có thể xem video hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Mail Merge để trộn thư dưới đây:

Hy vọng bài viết về cách sử dụng mail merge để trộn thư và gửi email có ích với các bạn, chúc các bạn thực hiện thành công!

Đánh giá & nhận xét

captcha
...
Châu Vy
Cho em hỏi em tới bước chọn finish & mere mà ô đó bị mờ không nhấn vào được thì làm sao ạ
Trả lời -
7 giờ trước
captcha
...
Thao Anh
Khi trong mail outlook có 3 mail, thì làm sao để biết được mail được gởi đi từ mail nào ad?
Trả lời -
8 giờ trước
captcha
...
Hưng Nguyễn
Em chào Admin, em có tìm hiểu về bài viết bên mình, Admin cho em hỏi, có cách nào có thể trộn thư và gửi tới 2 địa chỉ cùng 1 lúc bằng email không? Em có dùng email để gửi thư mời hàng loạt KH trang database nhưng cần CC thêm email của Leader. Em đã thực hiện như hướng dẫn trong bài nhưng đến phần Send thì Word chỉ nhận 1 cột địa chỉ email duy nhất. Mong nhận được sự phản hồi của Admin!
Trả lời -
23/06/2020 - 16:18
...
Admin
Bạn thử search thêm trên google xem có phần nào hướng dẫn chỗ bạn cần không? Để ad kiểm tra lại xem có sẽ hồi âm cho bạn, chúc bạn nhiều thành công!
24/06/2020 - 09:48
captcha
...
Nguyễn Đăng Khoa
mình đang dùng gmail mà muốn gửi mail cho các khách hàng thông qua mail merge có được không? mình đã cai outlook mà khi nhấn send email mail vẫn không đến được khách hàng
Trả lời -
22/06/2020 - 14:20
...
Admin
Trên đó bản phải đăng nhập sẵn email của mình để khi kết nối mở outlook là được, bạn search phần này trên google thử xem
22/06/2020 - 16:19
captcha
...
Nguyễn Đăng Khoa
admin cho minh hỏi: để gửi được mail bằng mail merge thì may cần phải cài những gì?
Trả lời -
09/06/2020 - 14:55
...
Admin
Phần này bạn coi lại, Ad nhớ là phải thiết lập mail trên outlook nữa thì phải
10/06/2020 - 16:27
captcha
...
Vũ Văn Cừ
Mình muốn chạy cả Subject line theo tên của từng người thì phải làm thế nào nhỉ?
Trả lời -
01/06/2020 - 10:40
...
Admin
Chưa hiểu ý bạn lắm, có thể bạn thêm 1 cột subject bên cạnh tên mỗi người, sau đó chèn thêm subject này nhé.
02/06/2020 - 10:45
captcha
...
VÕ THỊ ÁNH NGUYỆT
Ad cho mình hỏi, cách chỉnh số phân cách hàng nghìn. VD: 1.000.000 sau khi merge thành 1000000 - không có dấu phân cách.
Trả lời -
26/05/2020 - 16:04
...
Admin
Cái này bạn search trên google sẽ có bài viết chỉ cụ thể cho bạn nha, search từ khóa 'sửa định dạng số khi dùng mail merge' sẽ có bài viết hướng dẫn bạn cụ thể. Chúc bạn thành công !
27/05/2020 - 15:04
captcha
...
Nhung
Admin ơi, có cách nào chèn hình động Gif vào trong mail merge không ?
Trả lời -
24/04/2020 - 16:13
captcha
...
Nguyen Thi Hong van
Khi mình làm xong thì muốn tách ra làm các file word riêng lẻ dc không , vì có những người họ không biết cách xem
Trả lời -
21/04/2020 - 15:31
...
Admin
Bạn chọn chức năng in ra theo từng record là được nha,
23/04/2020 - 16:35
captcha
...
f327a6
word 2013 đính kèm tập tin gửi mail merge được ko ah? tks
Trả lời -
18/03/2020 - 18:53
...
Admin
Các bản word sau thường có tính năng được nâng cao hơn các bản trước, nên có thể được đó bạn
19/03/2020 - 16:27
captcha
Xem thêm bình luận
10 trong số 15