Sử dụng Multilevel List để đánh số thứ tự và tạo mục lục trong Word 2010

Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách đánh số thứ tự và tạo mục lục bằng Multilevel list để quản lý các văn bản lớn trong word như: các báo cáo khoa học, các đề tài, khoá luận tốt nghiệp, . . .

Thực tế, Multilevel List là cách dùng nâng cao của việc đánh chỉ mục sử dụng Bullets hay Numbering, chúng ta cùng tìm hiểu về multilevel list.

Cách tạo Multilevel List trong Word 2010

Để tìm hiểu cách đánh số thứ tự sử dụng multilevel list chúng ta cùng bắt đầu bằng một ví dụ cụ thể như sau:

Như hình trên các bạn thấy bên trái là dữ liệu ban đầu chưa được định dạng, bên phải là dữ liệu đã được định dạng bằng cách đánh số thứ tự sử dụng Multilevel List, và trong ví dụ này chúng ta sẽ thiết lập multilevel list có 3 cấp, nếu văn bản của bạn có nhiều cấp hơn (cấp 4, cấp 5, . . .) các thao tác thiết lập multilevel list cũng tương tự.

Để làm theo các bước hướng dẫn dưới đây, các bạn có thể tải file mẫu TẠI ĐÂY

file kết quả để theo dõi và thiết lập TẠI ĐÂY (sau khi tải bạn mở 2 file này lên, chọn thẻ view → chọn View Side by Side để xem 2 văn bản đồng thời), chi tiết các bạn tham khảo bài viết và video hướng dẫn dưới đây.

Bước 1: Mở file mẫu, thẻ Home trong vùng Paragraph chọn Multilevel List → Define new Multilevel List, hộp thoại Define Multilevel List hiển thị, chọn More như hình sau:

 Hộp thoại định nghĩa mới một multilevel list

Bước 2: Sau khi chọn More>> để mở rộng hộp thoại Define new Multilevel List, bạn chọn các thao tác như hướng dẫn ở hình sau:

Bạn cần lưu ý Trước khi thực hiện thao tác 6 bạn xóa trắng ô Enter formatting for number, chọn Number style for this level như hình dưới.

Tạo multilevel list cấp 1 trong word 2010

Ở thao tác 7 bạn chọn: Number alignment là Left: Đánh số căn lề trái; Aligned at là 0: Không thụt (lùi) đầu dòng, khi thao tác phần này bạn có thể thử thay đổi thông số và xem ở khung preview trên hộp thoại.

Ở thao tác 8 bạn để Text indent at là 0: Để phần chữ không thụt (lùi) vào trong.

Ở thao tác 9 bạn nhấn Set All levels: Hộp thoại hiển thị bạn chỉnh như hình để rồi nhấn OK, để thiết lập tất cả các cấp con của multilevel list đều có thông số mặc định như thao tác 7 và 8.

Hoàn thành multilevel list cấp 1 trong word

Ở thao tác 12 trong Listbox chọn Heading 1, thao tác 13 chọn Follow number with là Space tức là để phần chữ cách phần số đánh số thứ tự là 1 khoảng trắng.

Bước 3: Thiết lập Multilevel List cấp 2, chúng ta thực hiện như sau: Chọn mức 2 và ở thao tác 15 các bạn xóa trắng nội dung trong Enter formatting for number, phần Include level number from ở thao tác 16 các bạn chọn Level 1 như hướng dẫn hình sau:

Thiết lập multileve list cấp 2 trong word

Sau khi chọn level 1 ở thao tác 16, nhập dấu chấm "." trong thao tác 17 và listbox Number style for this level chọn như thao tác 18 rồi thực hiện tiếp theo hướng dẫn hình sau

Hoàn thành multilevel list cấp 2

Bước 4: Thiết lập Multilevel List cấp 3 tương tự như thiết lập multilevel list cấp 2

thiết lập multilelvel list cấp 3

Ở thao tác 22 xóa trắng nội dung, thao tác 23 chọn level 1, sau đó nhập dấu chấm "." sau số 1 ở listbox Enter formatting for number, tiếp tục chọn level 2 ở listbox Include level number from, sau đó nhập dấu chấm "." ở listbox Enter formatting for number, các bạn được như hình sau

Hoàn thành multilevel list cấp 3

Chọn number style for this level như thao tác 25 và các bước tiếp theo như hình trên. Sau khi nhấn OK chúng ta đã hoàn thành thiết lập multilevel list có 3 cấp.

Bước 5: Sau bước 4 giờ các bạn có thể chọn các mức của multilevel list như hình sau

Chọn cấp để đánh số (đánh chỉ mục) trong multilevel list đã được thiết lập

Như vậy các bạn đã hoàn thành việc định nghĩa mới Multilevel list có 3 cấp, tiếp theo chúng ta sẽ tạo mục lục cho văn bản trong word.

Tạo mục lục cho word 2010 sau khi tạo multilevel list

Cần lưu ý rằng, việc tạo mục lục các bạn không nhất thiết bạn phải tạo multilevel list như trên, các bạn chỉ cần chọn theo các heading đánh số thứ tự mặc định trong word (heading 1, heading 2, heading, . . .) là có thể tạo mục lục. Vì trong bài viết này tôi hướng dẫn các bạn định nghĩa mới cách đánh số thứ tự của heading trong multilevel list.

Bước 1: Thẻ Home, mục Styles, chọn Heading phù hợp (heading 1, heading 2, heading 3,...) bạn muốn áp dụng để tạo mục lục cho nội dung đã chọn. (bước này chúng ta đã làm multilevel list nên có thể bỏ qua)

Bước 2: Đặt chuột ở vị trí chọn đặt mục lục (ngắt trang để tạo vị trí đặt mục lục, thường chọn vị trí đầu văn bản, bạn cũng có thể để cuối văn bản nếu muốn)
+ Đặt trỏ chuột vào vị trí cần ngắt trang
+ Chọn thẻ Page Layout →Breaks→ Next page

Ngắt trang để tạo vị trí đặt mục lục trong word

Bước 3: Chọn thẻ References –> Tables of Content để tạo mục lục tự động.

+ Bạn có thể tạo mục lục theo 2 cách:

• Chọn vào mục lục có sẵn trong word: Chọn thẻ References → Table of Contents → Automatics Table

• Tự tạo mục lục bằng cách nhấn vào Insert Table of contents… và thực hiện theo các bước hướng dẫn sau

Tạo mục lục tự động trong word 2010

Lưu ý: mục Show levels các bạn muốn thể hiện mục lục tới cấp con thứ mấy (ở trên màn hình tôi chọn hiển thị tới cấp thứ 3, vì phần Multilevel List trước tôi tạo 3 cấp).

Sau bước này chúng ta thu được kết quả là bảng mục lục như mong muốn

Hoàn thành tạo mục lục tự động trong word 2010

các bạn dễ dang thay đổi định dạng các cấp của Multilevel List bằng cách Click chuột phải vào heading cấp muốn thay đổi.

Thay đổi định dạng heading của Multilevel List trong word 2010

Khi bạn thực hiện các thay đổi này và nhấn OK, ngay lập tức toàn bộ định dạng sẽ được áp dụng cho các heading của toàn bộ văn bản, rất tuyệt vời phải không nào!?

Hãy cùng xem video hướng dẫn chi tiết cách tạo mục lục tự động với Multilevel List trong Word 2010